时间：2022-10-25 08:31:11来源：法律常识
1.目的
为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2.范围
本制度包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3.职责
3.1各过程管理部门职责
3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2各部门职责
3.2.1安技部负责管理手册的编制。
3.2.2安技部负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4.程序内容
4.1确定文件种类
4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件
（1）方针、目标和指标；
（2）实现方针、目标和指标的策划；
（3）控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录
相关的资料包括但不限于：
（1）各类分析/评价/统计数据（如OSHA统计分析数据）；
（2）特种设备（如电梯等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；
（3）建设（工程）项目可行性研究报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；
（4）各类检查、教育培训、应急预案演习及其他活动记录；
（5）专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；
（6）设施的设计、运行技术资料；
（7）供应商和承包商档案；
（8）作业许可证等；
（9）其他资料。
4.2提出文件的编制和修改需求
4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。
4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
4.3指定编写人
4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
4.3.2管理手册由安技部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制；
4.4进行编写
4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：
（1）目的：明确编制本文件要达到的目的
（2）范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围
（3）定义：需要对使用人解释的术语或词汇
（4）职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门
（5）程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限
（6）相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件
（7）相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录
（8）修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录
（9）文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图
4.4.2文件的编号按如下要求：
其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03………等；
文件类别为：管理手册用GL标识，程序文件用CX标识，公司级管理性制度用ZD标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如安全部用AQ标识。
例子：
文件编号：XX-AQ-CX01《法律法规标准规范管理程序》
表格编号：编号XXL-AQ-CX01/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。
所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。
4.5评审和审批
4.5.1文件评审。
文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，提交部门主管审核同意，再送交相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；
如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。
4.5.2文件审批权限。
（1）质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。
（2）过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。
（3）操作规程、指标等、产品标准由安技部主管审批。
（4）各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。
4.6发放控制
4.6.1行政部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。
4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交安技部，安技部保存文件原件。
4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。
4.7使用控制
4.7.1安技部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。
4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.8文件更新
4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，到行政部登记备案后。同时更新《文件控制清单》，生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。
4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出。
文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。
4.9安全记录管理
安全生产基础管理档案 | 保管部门 | 保存期 |
1）安全会议记录； | 安技部 | 3年 |
2）安全培训教育记录； | 客运部 | 3年 |
3）安全监督检查记录； | 安技部 | 3年 |
4）安全管理人员资历档案； | 安技部 | 5年 |
5）驾驶员信息管理档案； | 客运部 | 5年 |
7）事故登记台帐； | 安技部 | 5年 |
8）事故档案（要求一案一档，资料齐全）； | 安技部 | 5年 |
9）事故统计报表； | 安技部 | 3年 |
10）应急培训与演练纪录 | 安技部 | 3年 |
11）车辆检查管理档案； | 安技部 | 3年 |
12）车辆维修记录； | 安技部 | 3年 |
13）车辆行车日志； | 车队 | 3年 |
14）车辆牌、证管理台帐； | 安技部 | 3年 |
15）车辆调度日志； | 安技部 | 3年 |
16）路查家访台帐等； | 客运部 | 3年 |
17）驾驶员及车辆违规处理情况。 | 安技部/ 客运部 | 3年 |
车辆技术档案 | 安技部 | 5年 |
由安技部负责建立健全车辆基础信息档案，一车一档案要求，建立单车档案，并建立健全电子信息台帐。归档的资料包括： | ||
1）车辆基本情况，包括机动车行驶证、《道路运输证》复印件及车辆照片、承运人责任险保险单复印件等； | ||
2）主要部件更换情况、修理和二级维护记录（含出厂合格证）； | ||
3）技术等级评定记录； | ||
4）车辆类型及等级评定记录； | ||
5）车辆变更记录； | ||
6）行驶里程记录； | ||
7）交通事故记录等。 | ||
驾驶员信息档案 | 客运部 | 5年 |
由客运部负责建立健全驾驶员基础信息档案，按一人一档案，建立驾驶员个人档案。并建立健全驾驶员电子信息台帐。归档的资料包括： | ||
1）驾驶员驾驶执照复印件； | ||
2）驾驶员身份证、居住证复印件； | ||
3）学历证件复印件； | ||
4）从业资格证复印件； | ||
5）招聘驾驶员申请表； | ||
6）承包合同、劳动合同； | ||
7）体检表； | ||
8）三级培训教育卡。 | ||
9）岗位危险告知书 | ||
驾驶员管理档案 | 车队 | 5年 |
由车队负责建立健全驾驶员管理档案，按一人一档案，建立驾驶员个人档案。归档的资料包括： | ||
1）驾驶员从业资格基本情况 | ||
2）驾驶员从业考核聘用记录 | ||
3）驾驶员岗位培训情况记录 | ||
4）驾驶员安全行车记录 | ||
5）表扬奖励情况记录 | ||
6）违章违纪情况记录 | ||
7）行车事故情况记录 | ||
8）年度安全目标管理责任书 | ||
4.9.1建立记录清单
安技部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。
4.9.2安全记录的使用
按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。
4.9.3收集
定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。
4.9.4储存、保护
（1）记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。
（2）记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。
（3）保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。
4.9.5处置
记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。
5.引用文件
5.1《企业档案管理规定》[档发5号]
5.2《企业安全文化建设导则》（AQ/T 9004-2008）
