时间：2022-11-27 19:12:50来源：法律常识
在企业经营过程中，经常会收到不同公司发来的律师函、法务函、法律函等知识产权维权函件，常见的有涉及软件公司、图库公司、字库公司等著作权的，也有涉及专利、商标等事项的。函件内容主要为该企业存在未经合法授权使用其专利/作品/商标的行为，并表示其已掌握实际使用的相关证据，要求企业回函、表示会追究法律责任等不一而足。
有些企业看到此类律师函认为就是“碰瓷”，将函件束之高阁；有些则如临大敌，不知如何是好。但无论如何，都建议企业先由专业人士进行内部自查，而非贸然给对方回函。
事实上，排除“碰瓷”、诈骗的情况外，发函方除了制止侵权、获得赔偿这一目的外，很多时候还存在变相取证的目的。因此，若企业处理不当，贸然联系了对方，则有可能亲手给对方送去了侵权的“实锤”。
因此，当企业收到知识产权侵权律师函后，建议按以下“四步走”的方案进行处理：
1
初步核实函件的真实性
当企业收到一份关于知识产权侵权的律师函、法律函或者法务函时，首先应当核实函件的真实性。目前，社会上确实有一些“知识产权流氓”，打着律师事务所的名义，以侵犯知识产权为由，采用广撒网发函的方式行“碰瓷”之事。
所以，在初步查看律师函的内容以后，企业需第一时间核实发函主体是否真实存在。比如，可以通过企业信用信息网等网站查询发函的公司是否真实存在，函件上记载的公司名称、落款公章是否与企业信用信息网登记的公司名称完全一致。如果是律师函，还要在当地司法局官网查询发函律师事务所以及签字律师是否真实存在。
若经初步核查，发现发函公司的名称、公章与工商登记不一致，或者律师函没有律师事务所盖章，律所、律师在司法局官网“查无此人”等情形的，该函件的真实性就存在极大问题。对于此类函件，企业可暂时不予理会。
2
确认函件中对方主张的行为是否属实
在初步核实了函件真实性后，第二步就是迅速在内部核实确认律师函/法律函中对方的主张的侵权行为是否有实际发生。
针对不同的侵权行为，可分情况进行核实：
① 针对主张专利侵权的函件，需核实对方主张的专利侵权产品是否是本企业所生产、销售，或者相关技术是否由本企业运用或实施。
② 针对有关著作权侵权的函件，需要查明对方指控本企业侵犯其作品著作权的具体使用场景和使用行为是否真实的存在。比如，对方指控在公司公众号发表的文章中使用了对方享有著作权的图片的，则应核实是否实际使用该图片。
③ 针对商标侵权的函件，需要核实本企业是否有真实使用该注册商标或该标识的行为。
如果经内部核实发现根本不存在对方函件中声称的行为，则企业可以对函件不予理会。
如果经内部核实确实存在函件中指控的行为，则应再继续核实：公司是否实际取得了相应的授权。曾经有这样的案例，一家公司收到了某软件著作权侵权的律师函，公司被迫去和发函方谈和解，并协商花大价钱购买对方的正版软件。可在签和解协议前却发现，公司实际购买过该正版软件，只是因工作人员变动频繁、工作交接不到位才导致了这一“乌龙”侵权的发生。
3
核查对方知识产权有效性及权利内容，初步判断侵权风险
在初步确认被指控的侵权行为确实有发生的前提下，企业此时需要通过核查发函方知识产权权利有效性及权利内容，结合本企业使用行为及授权情况，初步判断知识产权侵权的风险。
（1）核实发函方主体身份
首先，核查发函方是否为函件所涉知识产权的权利人，包括专利权人、著作权人、注册商标注册人。若发函方并非权利人，但其声称具有权利人授权的，则要进一步核实其授权的真实性和有效性，以及授权的权项是否包括向第三方维权。
（2）核查权利的有效性及权利内容
① 针对主张专利侵权的函件：
■ 可通过国家知识产权局“专利检索”网站对函件中提到的专利名称、专利申请号、专利权人名称、专利申请人名称等信息进行检索，核对所涉专利是否有效；
■ 如果经过初步检索确认对方确实具有有效的专利，则建议与公司的研发部门或技术生产部门进行初步的沟通。例如与公司研发部门的负责人沟通讨论是否真实存在函件所述的侵权行为，相应的技术的来源、技术实施的具体情况，是否有规避侵权的方案、规避的难度以及风险规避可能产生的经营成本和其他影响。在充分讨论上述问题之后，公司法务人员可以综合判断侵权风险的高低和抗辩的可能性。
图/国家知识产权局“专利检索”网站
② 针对主张著作权侵权的函件：
■ 核查能证明权利人拥有所涉作品著作权的有效权属证明材料，比如相应图库、字库、软件联盟、版权音乐平台的官方网站；有条件的，还可核查所涉作品独创性、首次发表日期等内容的相关证明材料；
■ 同样的，若经过初步核查确认发函方确实具有有效著作权的，则建议企业内部自查实际使用的相关情况，以识别相应风险大小和确认抗辩的方案。比如对于使用盗版软件的，应立即与相关部门负责人沟通确认盗版软件实际使用的状况，包括安装的数量、软件获取来源、授权是否过期等，并结合前述的信息综合初步来判断著作权侵权风险的高低。
③ 针对主张商标侵权的函件：
■ 通过国家知识产权局商标局官网——“中国商标网”查询函件所指被侵权商标的注册情况，特别要注意该商标注册的时间、有效期以及类别；
■ 同时自查本企业具体使用相关标识的具体样式、使用渠道、传播范围、获取标识来源等情况，初步判断商标侵权的综合风险。
图/中国商标网
需要注意的是，本轮工作的重点不是一定要作出“是否侵权”这一结论性的判断，因为对知识产权侵权行为的认定，是一项复杂、专业、系统的工作，需要专业的知识产权律师进行系统的分析。因此，本轮工作的重点在于尽快收集函件所涉事实情况，了解初步风险状况之后，向公司管理层进行汇报和建议，便于公司进一步寻求知识产权领域专业律师的帮助和支持。
4
内部处置及应对策略
在初步判断本次侵权行为确有发生，对方的权利也处于有效、稳定的状态时，企业应当尽快启动内部处理。
内部处置的主要方式包括：暂停相应的生产、经营、宣传活动，及时删除相关链接、下架相关产品、卸载相关软件，有实物的，还应对实物进行才拆除、收回、销毁等处理，避免侵权后果进一步扩大。
同时，建议企业根据侵权事实及商业需求采取相应的应对策略。应对策略属于具体问题具体分析的范畴，建议聘请专业律师进行处理，在此不再赘述。
当然，除了对律师函“置之不理”外，企业在处理过程中难免会与发函方进行接触，甚至需要进行书面回函。如果说前期的内部自查、初步分析还属于“低阶玩法”，那么与发函方的沟通过程中的“勾心斗角”，则属于专业人士的“高阶玩法”。以下与发函方沟通的要点，可与读者分享一二：
■ 了解发函方真实意图。如前所述，发函方的目的并不相同，因此需要尽可能去了解其真实意图，判断对方到底掌握了多少证据，有无商业和解的可能等。
■ 统一对外沟通窗口及口径。企业第一时间接收到律师函的可能并非法务部门，而是业务部门，有可能是具体某项业务的经办人员，也有可能是部门负责人。但无论是谁，都不能贸然对对方进行回复，而是应该在进行完上述初步分析判断后，由公司安排具体的法律专业人员，按既定的统一口径，与发函方进行接触、沟通、回复。
■ 沟通过程中，积极收集抗辩的相关证据材料。由于一两页的律师函可透露的信息不多，而且通过公开渠道查询也可能存在各种障碍。因此，充分利用与对方沟通的渠道收集相关信息甚至是抗辩证据，也是此类问题常用的处理策略。比如，若对方律师函并未明确列明其权利基础信息的，可以要求对方提供；再比如，曾经有一个案例就是发函方在与收函方的沟通中，主动暴露了其专利权在申请之前已经有相应的产品上市销售了，这说明该专利的申请，是不符合相关法律规定的。而这一点被收函方律师紧紧抓住，直接无效了对方的专利权，让对方的维权工作变成了“无本之木”，不了了之，可谓是化被动为主动的典型案例。
综上，企业收到知识产权侵权的律师函、法务函后，既不能直接“置之不理”，避免错过化被动为主动的窗口期，也避免出现损失的扩大。当然，也没有必要“如临大敌”，参照上述“四步走”的方案，必要时寻求专业知识产权律师的支持和帮助，正确化解侵权危机。
作者介绍
卞颖华律师
合伙人
企业法律顾问
擅长解决复杂商事争议，并基于常年解决争议的经验能够为企业提供完善的合规、风控服务。
北京市惠诚律师事务所
北京市惠诚律师事务所于1998年成立，其前身为司法部司法研究所专业人员组成的司法部直属所，2002年改制为合伙制大型综合事务所。截至目前，惠诚在北京、成都、常州、东莞、呼和浩特、杭州、济南、昆山、南京、南通、上海、沈阳、深圳、苏州、天津、武汉、西安、厦门、宜宾、郑州20个城市设有办公室。
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